先說標(biāo)準(zhǔn)，對于常規(guī)倉庫來說，就是貨物不能丟，不能壞。怎么衡量呢？

我們常用的，是庫存準(zhǔn)確率；

 
庫存準(zhǔn)確率，是盤點(diǎn)的時(shí)候，理論上的庫存數(shù)量和實(shí)際盤點(diǎn)出來的庫存數(shù)量之間的差異；這個差異有可能是多了，也有可能是少了，當(dāng)然，肯定是少的情況比較多，但是多出來的和少掉的都算差異，這一點(diǎn)應(yīng)該沒有疑問。不論是多了還是少了，都是倉庫管理水平不足的體現(xiàn)。


不過在這里我們可以探討一個倫理問題，比如說，有一種貨，盤點(diǎn)的時(shí)候多出來了，倉庫一般會怎么處理？多出來了，還要算差異，拉低庫存準(zhǔn)確率，那么就有一種做法，把多出來的貨放在一邊，盤點(diǎn)的時(shí)候盤點(diǎn)不到，就沒問題了。這個做法有問題嗎？

 
一般來說，正方的觀點(diǎn)是，這種做法不影響客戶利益，所以沒有問題；反方的觀點(diǎn)是，真誠坦蕩，暴露問題，才能推動改善，所以沒有必要這么做。提出這個問題，并不是要一個切確的答案，倫理問題也很難有一個切確的答案，只是說，希望我們能注意到工作中的倫理問題，不僅考慮所做的事情是不是有利，而且要考慮所做的事情對不對。

 
現(xiàn)在有一個問題，對于庫存準(zhǔn)確率，我們用哪種口徑 來計(jì)算會比較合理呢？一種是用數(shù)量來統(tǒng)計(jì)，一種是用金額來統(tǒng)計(jì)，這兩種辦法哪一種比較好？

 
從數(shù)量上統(tǒng)計(jì)，是從操作層面來看的，因?yàn)槊刻煸谧鰝}庫操作的時(shí)候，多出庫一個，少出庫一個，并不是按價(jià)值來的，而是按數(shù)量來的，所以說，按數(shù)量統(tǒng)計(jì)，可以比較準(zhǔn)確地反應(yīng)我們的操作水平。而從金額上統(tǒng)計(jì)，是從客戶利益層面來看的，庫存多了一個，聽不太懂，庫存少了兩萬塊，馬上就跳起來了，有可能這兩萬塊就是一次操作失誤造成的，其它的所有操作都準(zhǔn)確無誤，但這兩萬塊對客戶的影響是很大的。

 
所以給客戶的報(bào)告，要用金額比較好交流，而自己對倉庫的操作進(jìn)行總結(jié)的時(shí)候，好同時(shí)參考按數(shù)量做的統(tǒng)計(jì)。

 
那么，第二個問題來了，差異我們已經(jīng)確定了，不過統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確率還要一個基數(shù)，這樣才知道這個差異到底是大了還是小了，100個里面錯1個和1萬個里面錯1個是完全不同的概念。

基數(shù)我們用哪個數(shù)字呢？肯定有人會說，這還用問，當(dāng)然用庫存?。∵@么說的人一般是沒什么倉庫經(jīng)驗(yàn)的。你說用庫存，是用期初庫存，還是用期末庫存，還是說都不用，用期間的平均庫存？正常的倉庫，每天的庫存是變化的，有可能今天庫存100個，明天就只有10個了，不同的選擇，算出來的結(jié)果差別很大，你們說用哪一個好？其實(shí)這個問題的正確問法，不是說哪一個好，而是說，我們怎么樣算，才能更準(zhǔn)確地反應(yīng)這個倉庫的實(shí)際操作和管理水平，你們說對不對？


所以一般情況下，我們不建議使用庫存數(shù)據(jù)，在實(shí)際操作中也很少會這么算。為什么呢？兩個倉庫，放一樣的東西，一個月里面都出了10個差錯，可是A倉庫每天入庫100個，出庫100個，B倉庫每天入庫10000個，出庫10000個，你們說這兩個倉庫的操作和管理水平一樣嗎？安全系數(shù)一樣嗎？對于A倉庫的客戶來說，它一個月出庫了3000個貨物，就有10個差錯，而B倉庫的客戶出庫30萬個貨物，也是10個差錯，感受能一樣嗎？所以反過來看，這個差異水平和這個倉庫的庫存數(shù)量關(guān)系大嗎？說關(guān)系還是有一點(diǎn)關(guān)系的，畢竟不同庫存量，打理起來的難度有區(qū)別，不過主要還是和操作量的關(guān)系比較密切。


在實(shí)際操作中，有可能用出入庫總量做基數(shù)，也有可能只用出庫數(shù)，因?yàn)檎f到底，進(jìn)入倉庫的貨，后都是要出去的，而且入庫操作一般單次批量比較大，不太容易出錯。


以上就是庫存準(zhǔn)確率統(tǒng)計(jì)所涉及的幾個問題：


一般來說，庫存準(zhǔn)確率是基礎(chǔ)的，統(tǒng)計(jì)的主要是庫存中的丟失問題。至于貨物壞掉、不能用的問題，有些倉庫會一并統(tǒng)計(jì)進(jìn)去，有些則會單獨(dú)統(tǒng)計(jì)，這就是破損率。


在一些倉庫，貨物壞掉就直接處理掉了，但不會調(diào)整庫存數(shù)據(jù)，這樣，到盤點(diǎn)的時(shí)候，這些破損的數(shù)量就直接體現(xiàn)在庫存準(zhǔn)確率中了。這種辦法比較簡單，不過不夠具體準(zhǔn)確，在實(shí)際操作中不是很推薦，而且也容易導(dǎo)致實(shí)物揀貨時(shí)庫存不足的問題——系統(tǒng)告訴你要去某個庫位揀貨，但實(shí)際上這個庫位上已經(jīng)沒有這種貨物了。


農(nóng)資王賬套系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的時(shí)候?yàn)槭裁葱枰非缶唧w準(zhǔn)確呢？因?yàn)榻y(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)本身并不是目的，我們的所有數(shù)據(jù)，都是為了控制流程，解決問題而統(tǒng)計(jì)的。破損和丟失，本質(zhì)上是兩個問題，發(fā)生在不同的流程中，需要不同的解決辦法。


破損率的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，也有一個統(tǒng)計(jì)口徑的問題，基本的選擇原則，和統(tǒng)計(jì)庫存準(zhǔn)確率是一樣的，就是需要更準(zhǔn)確地反應(yīng)這個倉庫的實(shí)際操作和管理水平。所以用數(shù)量和用金額都可以統(tǒng)計(jì)，各有側(cè)重而已，而基數(shù)一般建議使用流量累積數(shù)據(jù)，而不是某個時(shí)間點(diǎn)的存量數(shù)據(jù)。


另外，倉庫中的破損，一般都有比較具體的原因，在倉庫現(xiàn)場的人，都很清楚這些具體原因。哪些貨物是容易破損的，是在做哪種操作的時(shí)候破損的，天天待現(xiàn)場的人，怎么可能不知道？倉庫中的破損現(xiàn)象，只要對流程有所控制，一般都是可以有效減少或者避免的。

 
為什么要確定標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備量化衡量？管理的過程，一般分為4部分：計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制，倉庫里面的管理肯定也涉及這4個不同的部分，不過就我們討論的具體事情來說，大多數(shù)都是在確定流程的前提下討論的，和計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系不大，主要是控制。

控制的關(guān)鍵在于：有明確的標(biāo)準(zhǔn)，有具體的責(zé)任方，有檢查機(jī)制，有結(jié)果反饋。如果沒有標(biāo)準(zhǔn)，事情要怎么做，怎么樣才算做好，就成了一筆糊涂賬，不方便相互間的溝通，也不利于確定改善的方向。


當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)的確立，得到了數(shù)據(jù)，倉庫管理就進(jìn)入到改善的流程了。對于改善，一般就是采用所謂的系統(tǒng)循環(huán)，也就是計(jì)劃、執(zhí)行、核查、行動。觀察的目的就是讓自己充分地了解現(xiàn)狀，然后才知道哪些地方還有改善的空間，才能有所謂的改善計(jì)劃。


在倉庫方面做改善，不比做PPT，只靠別人那里學(xué)來的概念和思維方法，是沒用的；也不能把同一個地方弄亂了再整理好，拍兩張對比強(qiáng)烈的照片了事。我們現(xiàn)在有了庫存準(zhǔn)確率和破損率，然而這個數(shù)據(jù)所代表的，只是一種結(jié)果，而造成這個結(jié)果的，是倉庫系統(tǒng)運(yùn)作的具體過程。


例如一個是高價(jià)值的電子產(chǎn)品倉庫，一個是低價(jià)值的雜貨倉庫，基本就完全不可比較，高價(jià)值產(chǎn)品倉庫對安全風(fēng)險(xiǎn)的容忍度是很低的，它們的價(jià)值也決定了它們可以承受更為高昂的管理費(fèi)用，可以配備更多的資源，每一件貨物都能得到單獨(dú)妥善的處置；相對而言，低價(jià)值雜貨倉庫針對每件貨物所能配備的資源就非常少了，結(jié)果自然也不一樣。


再例如說，同樣存儲一種貨物，一個倉庫是整進(jìn)整出的，另一個倉庫是整進(jìn)零出的，整進(jìn)零出的倉庫顯然管理難度更大一些，安全風(fēng)險(xiǎn)的可控性也會差一些。


所以光有一個籠統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)果，是沒有什么意義的，更談不上據(jù)此進(jìn)行有效的改善行動。要讓這個數(shù)據(jù)結(jié)果發(fā)揮作用，只有沿著這個數(shù)據(jù)逆流而上，去探尋它所經(jīng)歷的每一個流程動作，去探討倉庫運(yùn)作的每一個具體過程的合理性。


就庫存準(zhǔn)確率這個數(shù)據(jù)來說，我們要做的，不是從流程的開始一步步分析下去，而是從流程的結(jié)束一點(diǎn)點(diǎn)往回排查。那么，庫存準(zhǔn)確率所對應(yīng)的安全流程是從哪里開始，在哪里結(jié)束的呢？


大多數(shù)情況下，倉庫里面少了某件貨物，并不是說我們認(rèn)識這件貨物，看到它進(jìn)了倉庫，但是要請它出去的時(shí)候找不到了——我們是很難認(rèn)識某件貨物的，我們只認(rèn)識一群貨物，本來一群人進(jìn)來了10個，明明白白驗(yàn)明正身出去了5個，理論上倉庫里面還有5個，結(jié)果只找到4個。


所以，農(nóng)資倉儲管理軟件在庫存安全的流程開始是某種貨物的第一批進(jìn)入倉庫，或者說，倉庫里面本來放著多少個貨物，也就是期初庫存；而流程的結(jié)束是后的盤點(diǎn)結(jié)果，也就是期末庫存；從期初庫存到期末庫存之間同種貨物的入庫、出庫、移庫動作，就是庫存安全的主要流程。


對于庫存安全流程來說，比較常見的問題有幾種：


1. 第一種是記錄不清楚

就目前來說，倉儲信息系統(tǒng)的成本變得越來越低，只要規(guī)范操作，都能留下準(zhǔn)確的貨物變動痕跡。而傳統(tǒng)的倉儲管理，是沒有系統(tǒng)的，主要靠庫位上的出入庫和盤點(diǎn)登記卡，這個卡片的問題有兩個：


第一個是記錄信息不夠具體，太具體的話影響操作效率；

第二個是實(shí)踐中有很多偷懶現(xiàn)象。

在這里偷懶是非常正常的：不好判定責(zé)任方、缺乏檢查機(jī)制和結(jié)果反饋，在這種卡片上花費(fèi)太多管理精力是不值得的，而且對于快進(jìn)快出倉庫，這樣的卡片管理就完全不適用了。


記錄不清楚的結(jié)果就是，我們知道期初有多少，期末有多少，但中間什么時(shí)候入庫多少，出庫多少，很難說得清楚，后面排查，就全靠大家湊在一起比拼記憶力了。


2. 第二種是資料不規(guī)范

在實(shí)際的倉儲操作中，除了系統(tǒng)，在操作過程中通常還會使用各種紙質(zhì)的單證資料。

一方面，這些資料與系統(tǒng)有著相互參照印證的關(guān)系，我們無法保證操作系統(tǒng)的時(shí)候錄入的信息就是完全準(zhǔn)確的，同時(shí)紙質(zhì)資料上往往還會備注一些必要時(shí)可供參考的具體操作情況。


另一方面，部分資料也有著交接憑證的功能，作為財(cái)務(wù)操作的必要材料。這些資料容易出現(xiàn)的問題并不是不存在，而是不完整，不規(guī)范。只要確定了明確的單證操作規(guī)范和和整理標(biāo)準(zhǔn)，能定期清點(diǎn)歸檔，就能免去后期找不到資料，或者找到了卻看不懂備注信息的尷尬。


3. 第三種是技術(shù)有不足

對于現(xiàn)在的倉庫來說，視頻監(jiān)控設(shè)備已經(jīng)是為基礎(chǔ)的設(shè)施之一了，哪怕不能全庫覆蓋，至少出入庫區(qū)域肯定是有高清攝像頭實(shí)時(shí)監(jiān)控的。當(dāng)然，對于比較有經(jīng)驗(yàn)的倉庫，大多會同時(shí)在庫內(nèi)打包區(qū)域也設(shè)立高清攝像頭。這樣，所有貨物的出入庫都有了完善監(jiān)控。就目前的攝像頭與硬盤成本來說，我們認(rèn)為這些措施都是倉庫安全管理的基礎(chǔ)要求。否則，如有對某次出入庫的數(shù)量有爭議，就只能兩個人站在一起賭咒發(fā)誓，看誰的聲音比較響亮了。


4. 第四種是流程期間與記錄區(qū)間不匹配

一般來說，庫存安全流程的期間就是兩次盤點(diǎn)的間隔期間，而現(xiàn)在容易遇到的問題是，盤點(diǎn)區(qū)間一般是一個月，而監(jiān)控視頻文件的存儲期間一般只有半個月到一個月。那么，造成的結(jié)果就是：在月末盤點(diǎn)發(fā)現(xiàn)異常之后，如果判斷月初的某次操作需要復(fù)核，往往已經(jīng)找不到對應(yīng)時(shí)間的視頻了。視頻原文件的空間占用比較大或許是可以理解的，然而這個設(shè)定還是非常奇怪。幸好要解決這個問題也非常簡單，要么縮短盤點(diǎn)間隔期間，要么多買一些硬盤。


當(dāng)然，安全流程的完善，只是使事情具有一定的可追溯性，應(yīng)對安全異常，我們可以一條一條地去查找缺漏，逐步考慮解決的辦法。


除了庫存安全流程本身，我們首先要關(guān)注的還是常規(guī)的出入庫操作流程，如果常規(guī)的操作流程有缺漏，對倉庫安全的影響是巨大的，例如，倉庫的出入庫是否有雙重核對機(jī)制等。

對于貨物價(jià)值不高但出入庫流量很大的雜貨倉庫來說，出庫貨物的復(fù)核機(jī)制不太好設(shè)計(jì)，我們的經(jīng)驗(yàn)是，哪怕不能掃描條碼復(fù)核，也要人工清點(diǎn)，并對清點(diǎn)設(shè)立考核機(jī)制。如果沒有這個考核機(jī)制，一個庫存準(zhǔn)確率可以控制在萬分之五的倉庫，后運(yùn)作的結(jié)果就只有萬分之二十至三十之間，如果操作人員不穩(wěn)定，這個數(shù)據(jù)還會加倍難看。

而這些農(nóng)資王倉儲管理軟件統(tǒng)統(tǒng)可以幫您實(shí)現(xiàn)，改善您企業(yè)內(nèi)部的倉儲管理問題，讓倉儲管理標(biāo)準(zhǔn)化，清晰化，是您的農(nóng)資企業(yè)倉儲管理不在迷茫，大大減少您業(yè)務(wù)處理的時(shí)間，提升您的管理效率。